Kaikki uutiset

WhatsAppin käyttöönotto yrityksessä – mitä se vaatii?

WhatsAppin käyttöönotto on helppoa, kunhan viestintäluvat ja viestipohjat ovat kunnossa. 

Käyttöönoton helppouden lisäksi WhatsAppin käyttäminen on helppoa asiakkaille, koska se on valtaosalle tuttu, henkilökohtainen viestintäkanava.

Yritykset voivat lähettää WhatsAppin kautta asiakkailleen ilmoituksia, muistutuksia, päivityksiä ja vahvistuksia, mutta jos suunnittelet WhatsAppin käyttöönottoa yritykselle, lukaise ensin tästä, mitä kannattaa ottaa huomioon ja miten pääset nopeasti liikkeelle:

WhatsApp heti käyttöön 

Jos haluat aloittaa WhatsAppin käytön nyt, heti, paikalla, se on mahdollista. WhatsApp saadaan yrityksen käyttöön valmiiden dialogivalikoiden ja vastausten avulla muutamassa päivässä. WhatsApp Opt In -vahvistus

Valikoiden ja valmiiden vastausten avulla yritys voi vastata kysymyksiin ja jakaa tietoa automaattisesti ja asiakas saa nopeasti tarvitsemansa avun. Kun asiakas käyttää valmiita dialogivalikoita, yrityksellä on 24 tuntia aikaa vastata asiakkaan ensimmäisestä viestistä lukien. 

Yritykselle suunnitellut dialogivalikot voidaan helposti kytkeä asiakasprosesseihin ja tietolähteisiin ja niiden avulla asiakkaille saadaan lähetettyä automaattisesti tietoa, joka on oikea-aikaista ja personoitua. 

WhatsAppin dialogivalikoiden avulla yritys voi:

  1. Vastata useimmin kysyttyihin kysymyksiin. 
  2. Jakaa viimeisimmät uutislinkit ja tiedot.
  3. Jakaa asiakkaan asiointia helpottavia linkkejä.
  4. Toimittaa palveluun liittyviä täsmällisiä tietoja (vahvistukset, kuitit, tilannetiedote, toimituksen sijainti, toimitusvahvistus).
  5. Käyttää visuaalinen IVR-valikko esimerkiksi soittopyynnön jättämiseen
  6. Tarjota asiakkaalle mahdollisuuden aloittaa keskustelun tai jättää viestin.
  7. Tehdä palautteen antamisesta asiakkaalle helppoa.

WhatsApp yrityksille integroituna 

Valmiit dialogivalikot ovat helppo tapa aloittaa WhatsAppin käyttö yrityksessä heti, mutta tarvittaessa WhatsApp voidaan integroida yrityksen omiin järjestelmiin. Toisin kuin yleensä softaprojekteissa, kyseessä ei ole kuukausien punnerrus, vaan puhutaan viikoista. Yrityksen WhatsApp käyttöön

CC Suite WhatsApp for Business -palvelun avoimien rajapintojen ja joustavan integraatioalustan ansiosta asiakasprosessien integroiminen ja automatisoiminen on helppoa GDPR-vaatimukset huomioiden. 

WhatsAppin käyttöönotossa yritykselle räätälöidään käyttöliittymä, jonka avulla WhatsAppin käyttö onnistuu suoraan asiakaspalvelujärjestelmästä.  

Samalla WhatsApp for Business -palvelun voi integroida myös lukuisiin taustajärjestelmiin, kuten contact centereihin, CRM-järjestelmiin ja markkinoinnin automaatioon. Näin yrityksen WhatsApp ei jää erilliseksi kilkuttimeksi, vaan toimii osana monikanavaista asiakaspalvelua, myynnin ja markkinoinnin tukena.

WhatsApp Opt-in – millainen suostumus asiakkaalta tarvitaan? 

Ennen kuin yritys voi aloittaa proaktiivisen asiakasviestinnän WhatsAppin kautta, asiakkaan on annettava suostumus WhatsApp -viestien vastaanottamiseen. (Kun asiakas itse aloittaa viestinnän tai käyttää valmiita dialogivalikoita, erillistä suostumusta ei tarvita.) 

Viestintälupaa pyydettäessä on ilmoitettava selkeästi:

  1. Mihin asiakas suostuu hyväksyessään pyynnön (antaa yritykselle luvan lähettää viestejä WhatsAppin kautta).
  2. Yrityksen nimi: miltä yritykseltä asiakas haluaa vastaanottaa viestejä.
  3. Viestinnän luonne: WhatsApp -viestit asiakkaille ovat palvelua ja yritys sitoutuu noudattamaan WhatsApp -viestintää sääteleviä määräyksiä.

WhatsApp -viestintälupaa voi pyytää melkein missä tahansa kanavassa tai minkä tahansa asiakaspalvelutapahtuman yhteydessä. 

Tässä muutama tapa ohjata asiakkaita WhatsAppiin ja pyytää viestintälupaa:

QR-koodi

Helpoin tapa ohjata asiakkaita WhatsAppiin on luoda QR-koodi, jonka voi lisätä digitaalisiin kanaviin, fyysisiin asiakaspalvelupisteisiin, esitteisiin ja ulkomainoksiin.

Skannaa demo-koodi ja sovi WhatsApp-esittely:

Visma AI Works WhatsApp demo

Ostotapahtuma

Asiakkaan ostopolulla on monta kohtaa, jossa asiakas saattaa mielellään vaihtaa viestinnän WhatsAppiin. WhatsApp -viestintälupaa voi siis pyytää tilauksen, maksun, toimituksen  tai laskun yhteydessä.

Verkkosivut

Verkkosivuille voi luoda pop-up -ikkunan, jossa kysytään, haluaako kävijä jatkossa vastaanottaa yritykseltä WhatsApp-viestejä, ja mahdollisesti kannustetaan siihen kertomalla, mitä hyötyä siitä on asiakkaalle.

Viesti

Tekstiviestistä tai sähköpostista voidaan linkin avulla ohjata asiakas suoraan WhatsAppiin tai tutustumaan ehtoihin.

Muut tavat

Asiakkaalta voidaan tiedustella halukkuutta vastaanottaa WhatsApp -viestejä myös puhelun tai muun yhteydenoton aikana, tapaamisessa, asiakkaan aloittamassa WhatsApp -keskustelussa tai asiakaspalautekyselyssä. 

WhatsApp Opt In

Yritysten WhatsApp -käytössä kielletyt ja sallitut viestit

Yritykset voivat lähettää asiakkailleen vain sellaisia viestejä, jotka on tehty WhatsAppin ennakkoon hyväksymille pohjille. 

Viestipohjat voivat sisältää tekstiä, mediatiedostoja tai interaktiivisia elementtejä, mutta jokaisen viestin on kuuluttava johonkin ao. kategoriaan:

WhatsAppin hyväksymien viestipohjien käyttöä ja asiakkaiden suostumuksia edellytetään vain silloin, kun yritys aloittaa WhatsApp -viestinnän asiakkaan kanssa. Jos asiakas aloittaa WhatsApp -keskustelun yrityksen kanssa, yrityksen ei tarvitse pyytää erikseen viestintälupaa. 

Kun yritys aloittaa WhatsApp -viestinnän, ihan mitä tahansa ei voi sen kautta suoltaa: 

WhatsApp -viestit, joita yritys EI saa lähettää

❌ Myynnilliset viestit

Kiitos ostoksestasi! Saat 5 % alennusta seuraavasta ostoksesta tällä kuponkikoodilla 1. 

TAI

Säästä 5 % lennolla tarjottavasta ateriasta, tilaa ruokasi nyt sovelluksemme kautta‍.

❌ Vääränlaiset formaatit

Hei | Tilaustiedot:

❌ Eri kieliä sisältävät viestit

Hei! This is Shoe Co, kiitos kun ostit kenkäsi meiltä.

❌ Pyyntöjä toimittaa arkaluontoisia tietoja

Hei! Lähetä pankkitilisi tiedot, jotta voimme käsitellä pyyntösi.

❌ Kyselyt

Mielipiteesi on meille tärkeä. Haluaisitko osallistua kyselyymme?

❌ Kylmäsoitot

Voimmeko puhua nyt?

Millaisia WhatsApp -viestejä yritys voi lähettää?

Vaikka kiellettyjä aiheita on listalla, WhatsAppin viestikategoriat ja viestipohjat jättävät silti paljon tilaa yrityksille lähettää asiakkaita auttavia ja ilahduttavia viestejä. 

✅ Tilin päivitykset: Pidä asiakkaasi ajan tasalla heidän tilinsä muutoksista.

✅ Ilmoitukset: Lähetä ilmoituksia tilauksen muutoksista tai toimituksesta.

✅ Ajanvarauksen päivitykset: Lähetä muistutuksia ja vahvistuksia ajanvarauksista.

✅ Auto Reply: Lähetä automaattisia viestejä loma-aikoina ja yrityksesi ollessa kiinni.

✅ Ongelmien ratkaisu: Vastaa kysymyksiin, ratko ongelmia ja tarjoa tietoa asiakkaillesi.

✅ Maksun päivitykset: Vahvista maksutapahtumat onnistuneeksi.

✅ Henkilökohtaiset pankki-ilmoitukset: Ilmoita asiakkaille henkilökohtaisista pankkiasioista.

✅ Varauksen päivitykset: Pidä asiakkaat ajantasalla heidän varauksistaan. 

✅ Toimitusilmoitukset: Lähetä toimitusilmoituksia ostoista ja tilauksista.

✅ Lipun päivitykset: Vahvista ja lähetä lipputietoja.

✅ Kuljetuspäivitykset: Pidä asiakkaat ajan tasalla kuljetukseen liittyvistä tiedoista ja lipuista.

Valmista? Sitten whatsappailemaan

Kun tekninen käyttöönotto, viestintäluvat ja viestipohjat ovat kunnossa, WhatsAppin käyttö alkakoon. 

Yrityksen WhatsAppissa voi olla käyttäjinä tuhansia asiakaspalvelijoita ja botteja, jotka viestivät asiakkaiden kanssa automaation ja tekoälyn tukemana tai vanhanajan H2H -tyylillä. 

Sinne vaan, mutta pidä mielessä: WhatsApp on asiakkaan ehdoilla toimiva kanava, joka on tarkoitettu henkilökohtaiseen ja asiakkaalle tarpeelliseen viestintään, ei massaviestien tai myyntipromojen lähettämiseen. 

Jos jokin WhatsAppin käyttöönotossa tai käytössä askarruttaa, kysy meiltä lisää tai pyydä demo! Autamme yrityksiä WhatsAppin käyttöönotossa, viestipohjien luomisessa ja prosessien muotoilussa. 

Palataan WhatsAppissa!

WhatsApp QR-koodi

Avainsanat